У SMM-менеджера, как правило, много ежедневных и разовых задач, которые падают каждый день. Запутаться в десятке задач просто, но еще проще запутаться в задачах, когда их 2 или 3 десятка и еще нужно успевать делегировать задачи копирайтеру, таргетологу и дизайнеру. Здесь приходит на помощь Google-календарь, который поможет планировать свое и чужое время так, чтобы не ждать от себя слишком много, а успевать больше.

Самое главное в планировании своего времени – закладывать время на определенную задачу. Например, завтра нужно написать составить отчет за месяц, это займет примерно 3 часа с 12:00 до 15:00. После такой постановки задачи уже не получится поставить себе задачу на эти 3 часа и придется закладывать другой промежуток времени.

Хорошая новость заключается в том, что если задачи на день выполнены раньше срока, можно себя похвалить и сделать что-то на следующий день или заняться долгосрочными задачами.

Также календари удобны для делегирования задач и управления задачами. Удобно это и при прямой постановке задачи и когда несколько человек ставит задачу, например, дизайнеру.

Для общего удобства нужно обменяться доступами к календарю со своим коллегами, разрешив при этом редактирование. Так они смогут ставить задачи друг другу и себе, при этом планируя свое и чужое время, придерживаться сроков выполнения.

Google-таблицы позволяют открыть доступ к документу всем сотрудникам, у кого есть ссылка или отправить его по E-mail.

Преимущества такого способа планирования:

— Нельзя поставить задачу на уже занятое время;

— Подробное описание задач со ссылками;

— Возможность планировать долгосрочные и повторяющиеся задачи;

— Любое незанятое время считается свободным;

— Можно планировать окна и перерывы;

— Удобно планировать совещания и встречи.

Такая система планирования позволяет выполнять определенное количество задач в спокойном темпе и без излишней тревожности за те задачи, которые просто не помещаются в рабочий день.

Она создает рабочую атмосферу и дисциплинирует сотрудников, задачи не переносятся на неопределенный срок, а идет четко по дням и часам с конкретными исполнителями.

Планирование хорошо еще и тем, что сдерживает от переработок самых трудолюбивых сотрудников и показывает им, что можно отдохнуть и заняться личными делами. А SMM-менеджеры делегируют задачи и учатся планировать на несколько дней вперед не только свое время, но и время других сотрудников.